O MVP de Gestão: Startup com 3 Pessoas e R$0 de Tool
"Gastávamos R$3.000 por mês em ferramentas que ninguém usava direito. Éramos 3 pessoas."
Lucas abriu mais uma notificação de renovação automática. Asana, Notion, Slack, Monday, Airtable, Pipedrive... A startup tinha mais assinaturas do que clientes.
Se você está começando uma startup e se sente sufocado por ferramentas, este artigo vai mostrar o MVP de gestão — o mínimo que funciona.
🔥 Parte 1: O Problema — Tooling Overload
A Armadilha das Ferramentas
Startups early-stage sofrem de dois extremos:
- Extreme 1: Zero organização (tudo na cabeça, WhatsApp, caos)
- Extreme 2: Over-engineering (15 ferramentas para 3 pessoas)
Os fundadores do Basecamp, em "Rework", são diretos:
"Você não precisa de mais software. Precisa de menos coisas para gerenciar."
O Custo Oculto das Ferramentas
| Custo | O que significa |
|---|---|
| Financeiro | R$1.000-5.000/mês em assinaturas |
| Cognitivo | Informação espalhada em 10 lugares |
| Tempo | Horas configurando em vez de executando |
| Atrito | Equipe não sabe onde colocar/buscar cada coisa |
💡 Parte 2: O MVP de Gestão — 3 Ferramentas + 1
A Filosofia: Menos é Mais
David Heinemeier Hansson (DHH), criador do Basecamp:
"A melhor ferramenta é a que você realmente usa. A pior é a que você paga e ignora."
O Stack Essencial
| Função | Ferramenta | Custo |
|---|---|---|
| Comunicação Rápida | WhatsApp ou Telegram | R$0 |
| Gestão de Tarefas | Trello ou Notion (free) | R$0 |
| Documentação | Google Docs/Drive | R$0 |
| +1: CRM básico | Planilha ou Pipedrive free | R$0 |
Total: R$0/mês
Ferramenta 1: Comunicação (WhatsApp/Telegram)
Por que funciona:
- Todo mundo já usa
- Resposta rápida
- Zero curva de aprendizado
Como organizar:
- 1 grupo por projeto/cliente grande
- 1 grupo "Geral" para o dia-a-dia
- Regra: decisões importantes vão para documento, não ficam no chat
Ferramenta 2: Gestão de Tarefas (Trello/Notion)
Por que funciona:
- Visual (Kanban)
- Simples de manter
- Free para times pequenos
Estrutura mínima (Kanban):
- Backlog: Tudo que precisa ser feito eventualmente
- Esta Semana: Prioridades da semana
- Em Progresso: O que está sendo feito agora
- Concluído: Feito (limpar semanalmente)
Ferramenta 3: Documentação (Google Docs)
Por que funciona:
- Colaboração em tempo real
- Histórico de versões
- Busca poderosa
O que documentar:
- Processos chave (onboarding de cliente, entrega, etc.)
- Decisões importantes e o "porquê"
- Aprendizados e post-mortems
+1: CRM Básico (Planilha)
Quando você precisa: Quando tiver mais de 10 leads/oportunidades ativas.
Estrutura mínima:
| Lead | Status | Próximo Passo | Data | Valor |
|---|---|---|---|---|
| Empresa A | Proposta Enviada | Follow-up | 30/01 | R$5k |
| Empresa B | Call Agendada | Apresentar | 28/01 | R$8k |
🎯 Parte 3: Os Rituais Que Fazem Funcionar
Ferramentas sem rituais viram cemitério de informação.
Ritual 1: Daily Standup (15 min)
Quando: Todo dia, mesmo horário
Formato: Cada pessoa responde:
- O que fiz ontem?
- O que vou fazer hoje?
- Tem algum bloqueio?
Pode ser: Call rápida ou mensagem no grupo
Ritual 2: Weekly Review (1h)
Quando: Sexta-feira ou segunda-feira
Agenda:
- O que entregamos essa semana?
- O que ficou travado?
- Quais são as prioridades da próxima semana?
- Atualizar o board de tarefas
Ritual 3: Monthly Retro (2h)
Quando: Última sexta do mês
Agenda:
- O que funcionou bem?
- O que não funcionou?
- O que vamos mudar?
- Revisar métricas chave
📊 Parte 4: Quando Migrar Para Ferramentas Pagas
| Sinal | Significa | Ação |
|---|---|---|
| Time > 5 pessoas | Coordenação ficou complexa | Considere Slack + Asana |
| CRM > 50 leads ativos | Planilha trava | Migre para Pipedrive/HubSpot |
| Clientes > 20 | Suporte precisa de sistema | Adicione help desk |
| Receita > R$50k/mês | Você pode pagar | Invista em automação |
🌌 Parte 5: A Mentalidade Lean
Fried e DHH, em "Rework":
"Restrições são vantagens disfarçadas. Recursos limitados forçam criatividade."
Lucas cancelou 80% das assinaturas. A startup voltou para WhatsApp + Trello + Google Docs. Economia de R$2.400/mês.
Mas o maior ganho não foi financeiro. Foi clareza. Todo mundo sabia exatamente onde estava cada coisa.
Ferramenta boa é ferramenta simples. Ferramenta simples é ferramenta que você usa.
📚 Leitura Recomendada
- "Rework" — Jason Fried & DHH
- "It Doesnt Have to Be Crazy at Work" — Jason Fried & DHH
- "The Lean Startup" — Eric Ries
- "Essentialism" — Greg McKeown
Este artigo faz parte da série "Operação Invisível" — guias práticos para profissionais que querem escalar sem perder a sanidade.